Dnes si budeme trochu povídat o písemnostech, kterým budeme pracovně říkat „obchodní dopis“. Budeme ovšem mít na mysli všechny možné druhy písemností: dopisy i e-maily bez rozlišování, zda se jedná o nabídkové dopisy, o propagaci našich služeb či výrobků, o nabídku spolupráce či třeba o poptávku po službách, dodavatelích nebo spolupracovnících.
Budeme se totiž věnovat tomu, co mají všechny tyhle písemnosti společného.
A dnes konkrétně tomu, co bychom měli před samotným psaním promyslet a rozhodnout.
V dalších dílech seriálu se zaměříme na některé zásady, na které je třeba dbát při psaní úvodu, hlavní části sdělení a závěru. Zmíníme jazykové jevy, které našemu textu rozhodně pomohou, a také ty, které by mu pravděpodobně uškodily. Zaměříme pozornost na správnou míru a načasování „podněcování k akci“ a až probereme všechny tyto a další jednotlivosti, dotkneme se také některých specifik telefonické a osobní komunikace.
Ale to až příště a přespříště a přes- přes… Teď se věnujme tomu, co musíme promyslet před začátkem každého psaní.
Než se člověk pustí do stavby domu, obvykle nejdříve promyslí všechny možné stavební, architektonické a finanční detaily, které se stavbou souvisejí. A stejně jedná i zodpovědný a cílevědomý autor obchodního dopisu – než se pustí do psaní, také hodně uvažuje a přemýšlí.
Čím je tedy dobré začít?
Podstatné je, zda půjde o jednorázovou záležitost, nebo o delší korespondenci. U obchodního psaní se většinou jedná o dlouhodobější kontakty, a tomu je třeba text přizpůsobit. Ze všeho nejdřív si tudíž pojmenujte krátkodobý a dlouhodobý cíl tohoto psaní. Odpovězte si na otázky: Čeho chci v budoucnu celkově dosáhnout? A co je konkrétním cílem dnešního dopisu? Nestačí mít v hlavě jen pocit, dojem, nápady a prodejní slogany. Je třeba přesně pojmenovat cíl.
Uveďme si příklad: Oslovujeme majitele webové prezentace a chceme mu prodat své služby. Víme, že když komunikace vychází od nás, čili když nejde o pouhou reakci na objednávku, musíme být s klientem nejdříve opakovaně ve spojení. Spolehlivé marketingové statistiky udávají, že v průměru je třeba být v kontaktu s klientem nejméně šestkrát, než se definitivně rozhodne a koupí. Cílem je tedy z dlouhodobého hlediska prodej služby, nebo ještě lépe stálý prodej služeb. Krátkodobě si jako cíl můžeme stanovit to, že vzbudíme zájem o služby, získáme důvěru pro svou firmu, ukážeme výhody naší služby pro klienty atd.
Kromě stanovení cílů (které je podstatné pro určení, kolik a jakých informací a návrhů tentokrát sdělíme), musíme promyslet také to, jaký slohový styl bude náš dopis mít a jaká bude struktura textu. Styl i strukturu volíme celkem logicky podle toho, o jakého klienta se jedná a v jaké fázi komunikace s klientem jsme.
O tom, čím se jednotlivé styly vyznačují a kdy je vhodné který použít, o tom bude pojednávat příští díl seriálu.
Autor: Eva Musilová
