Potom však nastane konec roku a v období ledna až března se každá firma zabývá uzavíráním účetních dokladů, podáváním daňových přiznání apod. V tomto období zůstanou firmě doklady, se kterými již pracovat nemusí, ale z důvodu platných zákonů je musí uchovávat. Jak tedy na archivaci dokumentů?
Archivovat dokumenty můžete buď v papírové, nebo elektronické podobě.
Pořadač
Pořadač (šanon) umožňuje přehledné uspořádání dokumentů v papírové podobě, které můžete řadit podle svého logického uspořádání. Dokumenty do pořadače vložíte buď pomocí euroobalu (zakládacího obalu) nebo děrováním v samotném dokumentu. Hřbet pořadače je vybaven štítkem. Popisy štítků vám pomohou ve snadné orientaci mezi jednotlivými šanony. V šanonu můžete dále organizovat dokumenty pomocí rozlišovačů. S takto uloženými dokumenty lze jednoduše kdykoliv pracovat. Další výhodou pořadačů je široká nabídka jejich designů a barev. Výběrem pořadačů tak můžete dotvářet i příjemné pracovní prostředí ve své kanceláři.
Archivační krabice
Větší množství dokumentů či pořadačů s dokumenty uložíte do archivačních krabic. Archivační krabice slouží k dlouhodobé archivaci. Krabice chrání dokumenty před světlem a prachem. Lze je skládat na sebe a tím částečně ušetříte i skladovací prostory. Krabice také popíšete a označíte, což vám usnadní případné dohledávání potřebných dokumentů.
Elektronická archivace
Elektronická archivace dokumentů vám ušetří náklady na skladování a takto uchovávané dokumenty neztrácení svoji čitelnost jako papíry, které časem vyblednou a opotřebí se. Její nevýhodou je převádění dokumentů do elektronické podoby. Výhodou je tedy využívání elektronické fakturace apod. Dokumenty převedené do elektronické podoby musejí být čitelné pro fyzickou osobu. Z papírové podoby je převede do digitální pomocí skeneru. Uchovávat dokumenty v elektronické můžete na CD nebo DVD nebo flash disku či pevném disku, který (podle kapacity) pojem velké množství dat.
Skartace
Pokud již uplynula zákonná lhůta pro archivaci příslušného dokumentu, můžete dokument zlikvidovat. Protože tyto dokumenty obsahují citlivá data týkající se vašeho podnikání či zaměstnanců, je vhodné je skartovat. Skartovací stroj neboli skartovačka papíru nařeže dokument na malé proužky či kousky a tím dokument znehodnotí. Některé skartovačky dokážou skartovat CD a DVD. Dokumenty v digitální podobě zlikvidujete jejím smazáním.
