firemních procesů, papírové dokumenty mají své místo v systému i dnes.

Víte, jak s nimi správně nakládat a uchovávat?

Jaké máte povinnosti?

Lhůty k archivaci jsou různé a liší se dle povahy dokumentu. Účetní podklady typu záznamy dokládající formu vedení účetnictví, faktury, pokladní doklady nebo celé účetní knihy je nutné skladovat 5 let. Výroční zprávy společnosti, účetní uzávěrky nebo doklady týkající se DPH ještě o 5 let déle. Nejdéle se uchovávají mzdové listy a podklady pro potřeby důchodového pojištění – ty ukládáte na 30 let. Poměrně volnou ruku máte v případě vlastních smluv, kde si dobu archivace určujete podle sebe a termínů z dané smlouvy vyplývajících – její trvání, uplatnění práv ze smlouvy vyplývajících nebo jako podklad pro soudní řízení. Po uplynutí výše zmíněných lhůt je nejbezpečnější způsob likvidace formou skartace. Do té doby však musíte osobní data řádně uchovávat. Pokud máte svou kancelář sdílenou, je nutné myslet na zabezpečení dokumentace. Legislativa týkající se GDPR v tomto hovoří jasně: „Je třeba, aby listinné dokumenty, pokud se s nimi nepracuje, byly uchovávány v uzamčené zásuvce stolu nebo v uzamčené skříni a nebyly ponechávány v neuzamčené místnosti, pokud z ní odchází ten, kdo s nimi má pracovat.“ K tomuto účelu vám poslouží například uzamykatelná skříň z nabídky plechoveskrine.cz.

Klasická účtenka může rychle „zmizet“

Špatná archivace může přinést nepříjemnosti například u klasických účtenek, které se tisknou na tzv. termopapír. Díky tomu se může stát, že jsou již po roce k nepřečtení a tedy bez vypovídací hodnoty. Jak prodloužit trvanlivost? Nejprve vše naskenujte a uložte i v online verzi. Sken s originálem poté založte společně v papírových šanonech, které narozdíl od plastových obalů záznam neznehodnocují. Samozřejmostí je umístění do stinného a suchého prostoru.

Kam s tím?

Ačkoliv zákon umožňuje vést nejen tištěnou, ale i smíšenou nebo čistě papírovou formu evidence, většina firem se stále řídí principem „co je psáno, to je dáno“. Proti online formě mluví i některé náležitosti, které se mohou opomenout a z dokumentu se tak stává rázem bezcenný papír. Kromě čitelnosti, jasného původu a obsahové koherence by se měl každý elektronický dokument opatřit elektronickým podpisem a časovým razítkem od obecně uznávané certifikační autority. Následně je nutné sledovat programové aktualizace a také po vypršení lhůty platnosti časového razítka tento proces zopakovat a prodloužit tak platnost dokumentu.

Není tedy divu, že mnohé firmy volí jednodušší přístup a uchovávají vše fyzicky. Při ukládání kartonových krabic, šanonů a pořadačů je však důležité přemýšlet také nad volbou úložného prostoru. Ačkoliv se to nemusí na první pohled zdát, plná police šanonů je poměrně velká zátěž, kterou nemusí standardní police nebo regál udržet. Proto je na místě uvažovat o bytelnější a pro archivační účely lepší variantě. Kovový nábytek s nosností polic až 30 kg udrží celou vaši papírovou agendu na místě a je vhodný i pro dílenské provozy.