a měla by vést k k tvůrčímu hledání optimálního řešení, k plánování a koordinaci práce a v neposlední řadě i ke kontrole plněných úkolů.

Neefektivním vedením mají účastníci ale často pocit zbytečné ztráty času a minimálního efektu. Naučte se v dnešním článku vést porady efektivně.

K jakým chybám na poradě nejčastěji dochází?

Řeší se příliš velké množství problémů a předpokládá se, že je porada vyřeší.

Na poradu je pozváno příliš velké množství lidí. Účastní se jí i ti, kteří danému problému nemají co přinést a jejich dotazy se porada zdržuje.

Příliš volný průběh porady vede k odbíhání od tématu a k probírání nepodstatných detailů.

Nestanovení konkrétních opatření a domnívání se, že účastníci pochopí, jak má dané úkoly plnit.

Jak efektivně vést poradu?

  • Poradu připravte. Důkladná příprava porady zahrnuje ujasnění odpovědi na otázky

- Proč se porada svolává?
- Kdo se ji bude účastnit?
- Kdy se bude konat?
- Kdo bude předsedat?
- O čem se bude diskutovat?
- Kolik času daným tématům věnujete?
- Co k projednávání bude potřeba – jaké materiály a dokumenty?

  • Ujasněte si, jaký výsledek by měla porada přinést? Identifikujte problém a připravte si konkrétní opatření.

Uvědomte si, že porada dané problémy nevyřeší, ale měla by vést k rozhodnutí, jak se bude k vyřešení problému postupovat.

  • Předejte účastníkům včas potřebné materiály a dopřejte jim dostatek času k prostudování.
  • Poradu vždy začínejte včas. Nečekejte na opozdilce. Čekáním byste zdržovali sebe a ostatní včas příchozí.
  • Na začátku prezentujte cíle a program porady. Vnesete tak do porady řád a všichni hned od počátku budou vědět, proč tam jsou a co bude projednáváno.
  • Po úvodu by mělo následovat shrnutí a splnění úkolů z předchozí porady.
  • Postupně projednávejte jednotlivá témata. Vypadat by to mělo tak, že nejprve zjistíte fakta, na jejichž základě se budete snažit dospět k relevantním závěrům a nakonec přijmete rozhodnutí.
  • Když už jste na poradu účastníky přizvali, vtáhněte je do jednání. Získáte tak nejen další informace a názory, ale posílíte tak i motivaci k plnění následně stanovených opatření.
  • Po poradě sepište zápis z porady.

Sandra Špačková