Co si představit pod pojmem knowledge management?
Na oficiální definici se bohužel odborníci ještě nedokázali shodnout, proto tuto vědní disciplínu popíši spíše všeobecněji, tak jak jí rozumím já. Knowledge management je efektivní předávání informací, znalostí a zkušeností v rámci společnosti tak, aby každý pracovník mohl dosahovat nejlepších výkonů a rozšiřovat své kvalifikace.
Hlavním cílem řízení znalostí je poskytnout správné informace ve správnou chvíli těm, kteří je potřebují.
Tato disciplína je relativně novým manažerským odvětvím, které se poprvé objevilo v 70. letech 20. století a zkoumalo se pouze na akademické půdě, avšak od roku 1997 se rozvoj technologií, globalizace a vzrůstající specializace pracovníků postarala o rychlé přenesení teorie do manažerské praxe.
V dnešní době si každá úspěšná společnost uvědomuje, že šanci na přežití v silném konkurenčním boji mají pouze společnosti, které nejen inovují a rychle se přizpůsobují podmínkám, ale především ti, kteří umí efektivně využít svých znalostí, zkušeností a povědomí o trhu, klientovi a konkurenci.
Nejvyužívanější formy knowledge managementu jsou dnes systémy jako intranet, webové vyhledávače, databázové systémy, workflow technologie, software podporující práci ve skupině jako je groupware, systémy pro správu dokumentů (DMS, CMS), push technologie či e-lerningové aplikace.
Vzhledem k formám, které využíváme by se mohlo zdát, že znalostní management spadá do IT oboru, ale není tomu tak, jak bylo již zmíněno, knowledge management je o efektivním využívání poskytnutých informací, proto je zase jen na manažerech v organizaci, aby své kolegy i pracovníky vedli k používání všech zdrojů znalostí od implementace systému až po každodenní vkládání nových údajů. Jedině tak se data, informace a znalosti mění v kapitál společnosti.
Správná implementace a zaškolení zaměstnanců je klíčem k úspěšnému využívání jakéhokoliv znalostního systému, ať už lokálního či celosvětového. Proto jsme se zeptali Lenky Estévez, projektové koordinátorky implementace nového databázového systému pro společnost HAYS, s jakými problémy se nejčastěji potýkala během zavádění nového systému do provozu.
„Největší komplikace při implementaci nového informačního systému byly s lokalizací a prosazením rozdílností v globálním systému, který musel být z 90% nastaven shodně pro téměř 30 zemí světa. Sice drobné, ale podstatné věci, jako je formát telefonního čísla či adresy se píší jinak ve Velké Británii, Německu či České republice, takže bylo třeba toto všechno identifikovat a posléze prosadit pro danou zemi.
Náročné je po implementaci pohlídat dodání všech požadovaných změn, protože u problémů, které nemají vliv na samotný chod databáze a technicky se nevyřeší ihned, je velká pravděpodobnost, že se dostanou na konec seznamu priorit a je nutné se průběžně připomínat, což je velmi časově náročné. Také mám pocit, že geograficky větší země mají větší sílu při rozhodování a rychlosti nalezení řešení, takže někdy je třeba používat o strategické postupy, kdy menší země se spojují a prosazují společné cíle.“
Což opět poukazuje na fakt, že nezávisí jak technicky náročný či obsahově rozsáhlý systém využíváme, kvalitu knowledge managementu vždy nejvíce ovlivňuje spolehlivé fungování či naopak selhání komunikace a lidského faktoru.
Veronika Kommer
Recruitment Consultant, Hays Construction & Property
