Pokročme při přípravě obchodního psaní dále. Ať už je rovina naší komunikace s klientem nastavena jakkoli, před jedním úkolem stojíme vždy: Musíme dopis vypracovat jednak zajímavě, a jednak přehledně a naprosto jasně.
Je velmi důležité, aby adresát náš dopis spíše „prožil“ než přečetl. A to není možné, pokud klopýtá o množství nakupených slov či o sáhodlouhá souvětí; vyhněte se také příliš složitě předložené nabídce s nepřehledným výčtem kombinací všemožných slev, bonusů a podobně.
Ne, dopis či nabídka nemají být primitivní, ale také to nemá být exhibice. Ať se Váš obchodní partner při čtení cítí příjemně jako při opravdovém setkání s partnerem, který je milý, inteligentní, solidní a zdvořilý. Ať má z Vašeho dopisu pocit, že mu trochu zpříjemnil a obohatil den.
Základní požadavky, které jsme dosud rozebrali, tedy mohou být stručně vyjádřeny takto: Vaším cílem je, aby Váš dopis byl obchodnímu partnerovi příjemný a aby bylo možné se v dopise okamžitě dobře orientovat.
Bude tedy potřeba si promyslet, jak bude dopis strukturován. Jak? Jednoduše, bude obsahovat úvod, hlavní sdělení (hlavní stať) a závěr.
Úvod bývá u obchodního dopisu dost stručný, hlavní sdělení už může být obsáhlejší, no a závěr, ten je sice také poměrně stručný, ale zato dynamický, úderný a akční.
Vezměme to ale pěkně po pořádku.
Úvod dopisu neznamená jen oslovení, i když samozřejmě takové správně (nebo nesprávně) zvolené oslovení může mít značný vliv na to, jestli obchodní partner celý dopis přečte, nebo naopak nečtený vyhodí či smaže.
Začněme tedy oslovením. Oslovení je asi nejkonzervativnější část dopisu, tady bude skutečně na místě vyhnout se riskantnímu experimentování a pěkně klasicky napsat „Vážený pane jednateli“, „Vážená paní ředitelko“, „Vážení kolegové“ nebo ‒ pokud si nejsme jisti, kdo vlastně dopis dostane do ruky ‒ prostě „Vážení“. Anebo ještě jednodušeji tak, jak je to zvykem hlavně v e-mailové korespondenci, můžeme prostě pozdravit „Dobrý den“.
Po oslovení už následuje skutečný úvod. Ten je třeba koncipovat v první řadě tak, aby podnítil k dalšímu čtení. V úvodu si toho budeme muset rozmyslet a „ohlídat“ víc ‒ a o tom si povíme v příštím díle.
Eva Musilová
