V tu chvíli si člověk přeje, aby neměl jen dvoje ruce a mohl být na několika místech najednou. Že to je přesně váš případ? A slyšeli jste už někdy o službě virtuální asistence? Jestli ne, tak pokračujte ve čtení, protože osobní virtuální asistent by mohl být řešením vašich starostí.

Kdo je virtuální asistent?

Jednoduše řečeno, virtuální asistent je někdo, koho si najmete ke splnění úkolu, který mu zadáte. Pokud zkrátka nemáte na něco čas, najmete si asistenta, který to udělá za vás. Každý podnikatel ví, že čas je jednou z těch nejcennějších komodit v jeho životě, virtuální asistent vám ji pomůže šetřit. Vy se tak budete moct věnovat jiným a důležitějším věcem pro rozvoj vašeho byznysu.

Výhody virtuální asistence?

Služby virtuální asistence přinášejí nespornou řadu výhod. Mezi ty hlavní, které nesmíme zapomenout zmínit, patří že:

  • šetří váš drahocenný čas – nevěnujete svůj čas obyčejným rutinním úkolům, které hravě zvládne i někdo jiný,
  • platíte minimální náklady – nezaměstnáváte asistenta na plný úvazek, ale zaplatíte jen tolik hodin, co odpracuje, a ani mu neplatíte vybavení jako třeba pracovní počítač,
  • je odborníkem na vícero oborů – zejména agentury vám dokážou poskytnout díky svému týmu odborníků širokou škálu oblastí, se kterými vám pomůžou, od účetnictví po právní a legislativní rady,
  • nabízí rychlou a jednoduchou komunikaci – se svým asistentem můžete komunikovat online a rychle bez zbytečných osobních schůzek.

Jak může pomoct vašemu byznysu?

Kdybychom měli vyjmenovat vše, s čím vám osobní virtuální asistent může pomoct, tento článek by mohl svou délkou konkurovat bibli. Virtuálnímu asistentovi můžete svěřit téměř cokoliv v rámci jeho nabízených služeb, ovšem samozřejmě pouze v mezích zákona.

1. Administrativní úkony

Virtuální asistent se nemusí nijak lišit od „běžného“ asistenta, jen s tím rozdílem, že nesedí u vás v kanceláři. Jeho pracovní náplň ale může být téměř identická – jen teda kávu pro klienty asi tak lehce neudělá. To je ale asi tak jediné, co nedokáže.

Osobní virtuální asistent se vám postará o naplánování schůzek, organizaci kalendáře, odpoví na e-maily a zajistí i různé úkoly ohledně back office managementu nebo pomůže připravit podklady na školení vašich zaměstnanců. Využít ho můžete i k prostším úkolům, jako je třeba přepisování různých dat do tabulek nebo třídění online dokumentů a mnoho dalšího.

2. Účetnictví

Spravovat finance, odvádět daně, uzavírat měsíčně DPH, to jsou činnosti, ve kterých se ne každý podnikatel cítí plně kompetentní. A pod hrozbou vysokých pokut není radno dělat příliš chyby. Zároveň se vám ale nevyplatí zaměstnávat svého vlastního účetního a potřebovali byste párkrát měsíčně pomoct s fakturami nebo jinými účetními úkony?

Místo účetní ale může jednoduše zaujmout virtuální asistentka specializující se na finance a účetnictví. Ta vám může pomoct s výše zmíněnými úkoly, ale i třeba vyplácením mezd, evidencí plateb atd.

3. Zákaznický servis

Velmi často se využívá virtuální asistent ke komunikaci se zákazníky. Ať už s nimi komunikuje telefonicky nebo e-mailem, může tak dělat téměř odkudkoliv, nemusí sedět u vás v kanceláři. Stačí jen, když mu poskytnete manuál s informacemi, které má klientům sdělovat a jak může řešit jejich případné problémy a o vše ostatní už se postará sám.

Dále doporučujeme nastavit si s ním určitou kontrolní metriku s výstupem, abyste věděli, co vaše zákazníky trápí a proč nejčastěji vaši zákaznickou podporu vyhledávají. To vám zároveň pomůže neustále vylepšovat váš produkt či službu a udržet vaše klienty nadále spokojené.

4. Social media marketing

Virtuální asistent vám dokáže pomoct i v oblasti marketingu, nejčastěji pak se správou sociálních sítí. To, že přítomnost na sociálních sítích drtivé většině podniků prospívá, už asi ví snad každý. Nicméně i tady platí, že hrát si na odborníky ve všech směrech a šetřit na marketérech, se nevyplácí.

Svěřte radši správu vašich profilů někomu, kdo má se social media marketingem nějaké zkušenosti. Specializovaní virtuální asistenti vám pomohou od obyčejného odpovídání na komentáře nebo zprávy přes plánování příspěvků až po jejich tvorbu.

5. Organizační činnosti

Potřebujete naplánovat firemní večírek nebo zorganizovat služební cestu? Virtuální asistent vám najde a zamluví ideální prostor pro vaši akci, nebo v případě cestování najde vhodné letenky a ubytování. Asistent vám ale dokáže pomoct i v osobním životě. Potřebujete zajít na úřad, objednat se k lékaři nebo koupit dárek? Nevěnujte tomu svůj cenný čas a nechte vše na něm.

Kde virtuálního asistenta najdu?

V dnešní době nabízejí služby virtuálního asistenta jednotlivci, ale i specializované agentury. Ty mívají většinou o něco vyšší sazby. Jejich ceny začínají často okolo 400 korun za hodinu oproti jednotlivcům, kteří si cení své hodinové sazby již od 150 korun. Agentury ale nabízí širší spektrum činností, které jejich asistenti zvládnou, protože zaměstnávají více různě specializovaných odborníků.

 

Zdroj obrázku: Shutterstock